AgendaBoîte à outils

Foire aux questions

Retrouvez ici les réponses aux questions les plus fréquentes sur la vie associative.

Sommaire

Créer votre association

1.1 Une association, pour quoi faire ?1.2 Statuts et gouvernance1.3 Les modalités de création

Gérer votre association

2.1 Quelles modifications déclarer à l'Etat ?2.2 Comment obtenir ou modifier un numéro SIRET ?2.3 Mobiliser les bénévoles2.4 Gestion comptable2.5 La fiscalité des associations2.6 Comment financer ses activités associatives ?2.7 Comment sécuriser ses activités associatives ?

Emploi et associations

3.1 La mise en place du contrat de travail3.2 La vie du contrat de travail

Créer votre association

1.1 Une association, pour quoi faire ?

La loi adoptée le 1er juillet 1901 s’inscrit dans la continuité des lois dites « de liberté » des débuts de la IIIe République telles la liberté de la presse (1881) ou celle de créer un syndicat (1884).

Elle inscrit dans le droit la possibilité pour toute personne en mesure de contracter de s’associer sans autorisation préalable de l’Etat.

Des débats houleux et passionnés à l’Assemblée portent sur l’octroi de ce droit ou pas aux congrégations religieuses, débats qui conduiront à la création d’un statut spécifique pour les associations à but cultuel dites « associations loi 1905 ».

L’article 1er pose donc ce qui est aujourd’hui considéré comme la définition d’une association :

«L’association est une convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun (…) leurs connaissances ou leurs activités dans un but autre que de partager des bénéfices »

————————————————-

Cette définition rappelle qu’une association est caractérisée par :

Une convention

L’association est un contrat et, comme tel, il appartient aux fondateurs de prévoir librement et souverainement les règles de fonctionnement interne qui seront inscrites dans les statuts de l’association.

Un projet collectif

Il faut être au moins deux pour créer une association et il n’existe pas de seuil maximum.

L’association constitue l’outil le plus simple pour donner une structure et une base juridique à une action collective.

Un objet

On définit dans les statuts l’objet ou les buts communs poursuivis par l’association. Ils fixent les champs d’intervention, et la raison d’exister de l’association.

Un statut non lucratif

Les bénéfices réalisés par l’association ne doivent pas être partagés entre les membres de l’association.

Dans ce cas, une association se rapproche des autres formes d’entreprises, notamment celles dites « commerciales » et ses recettes dites lucratives, peuvent être soumises à imposition.

Une association peut cependant réaliser des bénéfices en développant une activité économique et employer des salariés.

Un choix en fonction de chaque projet

 

Au moment de créer son activité, la question du choix d’un statut juridique se pose… Si, pour certains projets, le statut associatif ou le statut entrepreneurial s’impose, dans d’autres, un examen plus approfondi est nécessaire. Sachant cependant que c’est plutôt la pertinence des activités et la solidité du modèle économique qui permettront au projet d’avancer ou pas et cela, quel que soit le statut choisi ! Si l’on peut être plus ou moins à l’aise et adapté à son environnement selon le « costume juridique » que représente le statut, ce n’est jamais lui seul qui est déterminant dans la réussite du projet.

 

Le statut associatif présente néanmoins des avantages :

  • approprié à une gouvernance collective et à la mobilisation de bénévoles
  • s’appuyant sur une diversité de ressources économiques (subventions, prestations et ventes, mécénat…)
  • facile à mettre en place et permettant un développement progressif, il se prête également bien à la préfiguration d’actions sous un autre statut.

Et des inconvénients

Car il peut être moins approprié pour créer son propre emploi (puisque, malgré une tolérance fiscale fortement encadrée, il n’est pas conseillé d’être à la fois dirigeant et salarié d’une association) Dans une association, même si l’on peut prévoir des « protections » statutaires, les décisions appartiennent in fine aux membres et non aux fondateurs de l’association.

Il est également  souvent plus difficile de financer des investissements de départ  (banques souvent frileuses, peu de subventions au départ…) qu’en entreprise.

A noter : d’autres statuts sont en développement depuis quelques années, comme les SCOP (Société Coopérative Ouvrière de Production) ou les SCIC (Sociétés Coopératives d’Intérêt Collectif). Même s’ils sont plus complexes à monter et développer, ils permettent l’articulation d’une dynamique collective et d’une logique entrepreneuriale. Pour plus de renseignements, contacter l’UR SCOP Occitanie.

 

Les questions à se poser

La nature de de mon projet

Certaines activités sont complètement envisageables sous forme associative : éducatives, culturelles, sportives, sociale etc, et d’autres le sont moins : productions de biens et/ou de services sans plus-value sociale.

La volonté de s’associer

Si l’on n’a pas, au départ, la volonté réelle de s’associer, de mettre en commun ses compétences, ses connaissances, les chances de réussite d’une association seront considérablement amoindries.

Certains personnes souhaitent être « seul maître à bord » et craignent une appropriation de leur projet. Il vaut mieux donc rester indépendant, en micro-entreprise par exemple, quitte à s’associer avec d’autres pour ne partager que certaines charges et ainsi réaliser des économies : c’est le cas de la Société civile de moyen (SCM) ou du Groupement d’intérêt économique (GIE) par exemple, dans lesquelles chaque associé reste indépendant au niveau de l’exercice de son activité professionnelle.

Les besoins financiers

Les besoins financiers ont été déterminés lors de l’établissement des comptes prévisionnels. Lorsqu’ils sont importants, la création d’une société, en fonction de la nature du projet, peut s’imposer pour pouvoir accueillir des investisseurs dans le capital.

Le fonctionnement de l’entreprise

Selon la structure choisie, les règles de fonctionnement seront plus ou moins contraignantes.
Dans l’entreprise individuelle, le dirigeant est seul. De ce fait, les règles de fonctionnement sont réduites au minimum. Il prend toutes les décisions et engage en contrepartie sa responsabilité.

Dans les associations, les dirigeants n’agissent pas pour leur propre compte, mais au nom et pour le compte de l’association. Ils doivent donc observer un certain formalisme et requérir l’approbation des autres composantes de l’association pour tous les actes importants qui l’engage.

Le régime fiscal de l’entrepreneur et de l’entreprise

Si elles fonctionnent comme une entreprise ou concurrencent une entreprise, les associations peuvent être assujetties aux impôts commerciaux. Le régime fiscal n’est donc pas un facteur discriminant dans le choix du statut

La crédibilité vis-à-vis des partenaires (banquiers, clients, fournisseurs, etc.)

Il est indéniable que pour approcher certains marchés, la création d’une d’une entreprise sous forme de société avec un capital conséquent sera recommandée. Par contre, le statut associatif peut faciliter la participation à des projets d’intérêt général avec d’autres associations ou collectivités et les associations pourront pour cela éventuellement disposer de salles et autres mises à disposition par des collectivités, rarement accessibles aux entreprises.

Il vous faudra donc étudier attentivement toutes ces questions avant d’envisager de créer votre association, en fonction notamment de la nature de votre projet et du rôle que vous espérez y jouer.

 

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous inscrire à la réunion d’information collective proposée par l’ACEGAA

ou à prendre rendez-vous avec un conseiller.

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

1.2 Statuts et gouvernance

REMUNERER SES DIRIGEANTS : POSSIBLE MAIS…

La rémunération des dirigeants d’une association est contraire à ce qui fait la spécificité d’une association par rapport à une entreprise : sa gestion désintéressée.

Pour autant, l’interdiction de la rémunération des dirigeants n’est inscrite dans aucune loi et n’est donc pas interdite.

La gestion désintéressée est juste souvent posée comme un préalable à certains agréments d’Etat et aux soutiens publics directs (subventions, mises à disposition de salles…) ou indirects (non soumission aux impôts commerciaux ou possibilité de délivrer des reçus fiscaux…) Que les décisions soient prises dans une association par des personnes qui ne bénéficient pas financièrement de celles-ci constitue en effet une garantie de l’affectation des fonds à des objectifs véritablement d’intérêt général.

Si vous souhaitez rémunérer vos dirigeants, c’est donc possible mais vous devrez probablement renoncer à ces « avantages » associatifs (obtenir plus difficilement des subventions ou salles, ne pas pouvoir délivrer de reçus fiscaux voire à être soumis aux impôts commerciaux…)

 

QUELLES MODALITÉS DE REMUNERATION ?

Les dirigeants peuvent bien sûr être remboursés de leurs frais et bénéficier de « cadeaux de faible valeur » comme tout bénévole (voir la page dédiée).

Hors ces cas, non assimilables à de la rémunération, il n’existe que deux options :

  • Soit le dirigeant devint salarié de l’association pour des fonctions autres que celle de dirigeant, avec les mêmes exigences que tout salarié (contrats, déclarations, cotisations…) A noter qu’être à la fois dirigeant et salarié de l’association va à l’encontre du lien de subordination caractéristique de l’emploi salarié et peut occasionner des blocages avec France Travail pour l’accès aux emplois aidés ou au régime d’intermittent du spectacle.
  • Le dirigeant peut aussi intervenir en tant que prestataire extérieur (facturation de microentreprise…) mais attention à ne pas travailler qu’avec l’association, ce travail pourrait être considéré comme du salariat déguisé et requalifié en salariat…

 

UNE TOLERANCE FISCALE

Il est possible de rémunérer des dirigeants sans incidence fiscale dans le cadre d’une « tolérance » aux conditions très précises.

Parmi ces conditions, le caractère désintéressé de la gestion d’une petite ou moyenne association peut ne pas être remis en cause par les services fiscaux si la rémunération brute mensuelle totale versée à chaque dirigeant, de droit ou de fait, n’excède pas les trois quarts du SMIC brut soit 1325€/mois brut en 2024 (environ 1050€ net).

Par rémunération, il convient d’entendre les salaires, honoraires et avantages en nature, et autres cadeaux, de même que tout remboursement de frais non justifié (donc remboursements de frais justifiés non comptabilisés).

Mais il y a d’autres critères que les seuls montants et types de tache…

  • La transparence financière

  • Le fonctionnement démocratique

  • L’adéquation de la rémunération aux sujétions des dirigeants

Plus d’information : instruction fiscale 2006

UNE DECISION COLLECTIVE

Par expérience, nous constatons que rémunérer un dirigeant peut avoir des conséquences au niveau de « l’ambiance » au sein de l’association (certains bénévoles peuvent contester cette rémunération, y prétendre aussi…) donc, pour éviter tout problème, il faut que les conditions soient bien précisées (personnes concernées, type de tâches, type de rémunération…) et bien actées par l’instance dirigeante.

A INTEGRER DANS VOS STATUTS

Si vous envisagez de rémunérer vos dirigeants, nous vous proposons un modèle d’article « rémunération des dirigeants » à intégrer dans vos statuts pour poser des règles claires en internes et répondre aux exigences fiscales ci-dessus… mais article pertinent que si vous le respectez dans les faits !

Toutes les fonctions liées à l’administration de l’association, en particulier celles du bureau, sont assurées bénévolement. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement du mandat sont remboursés sur justificatifs.
Les dirigeants peuvent toutefois, comme les autres membres, accéder à certains des postes liés à la mise en œuvre des activités, sur des missions clairement différenciées de celles d’administrateur.
Leur rémunération se fera strictement dans le cadre permis par la loi :
  • Cette rémunération mensuelle brute (salaires, honoraires, avantages, cadeaux et tout remboursement de frais non justifié inclus) n’excédera pas les trois quart du SMIC brut,
  • La décision de rémunération et son niveau seront décidées par le bureau en dehors de la présence de ou des personne(s) concernée(s) et validées par la plus proche Assemblée Générale.
    Lors de l’Assemblée Générale Ordinaire, l’ensemble des rémunérations versées aux membres de l’association au titre de leurs missions auprès de tiers et/ou de formations internes liées à ces missions figureront dans une annexe aux comptes de l’association. Cette présentation permettra en particulier à tous les membres et aux partenaires de s’assurer qu’aucune décision ne favorise un membre au détriment d’un autre dans un but intéressé.

AUTRE CAS : UNE AUTORISATION LEGALE

Autorisation légale et non plus « tolérance », les associations plus importantes peuvent rémunérer certains de leurs dirigeants en fonction de la moyenne de leurs ressources annuelles (hors financement public) sur les 3 derniers exercices clos. Il est donc nécessaire d’attendre au moins 4 ans d’existence pour envisager cette option.

Au-delà de 200 000 € de ressources, constatées par un commissaire aux comptes, 1 dirigeant peut être rémunéré, 2 au-delà de 500 000 € et 3 au-delà de 1 million d’euros.

Pour plus d’information

NOUS CONTACTER

Bref, tout cela n’est pas simple et il est souvent plus pertinent de s’interroger sur la possibilité de laisser les fonctions de dirigeant à d’autres personnes, qui en plus pourront partager les tâches avec vous. Voire de faire évoluer la structure vers un autre statut…

N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de ces questions complexes.

Les statuts d’une association loi 1901 comprennent souvent les points suivants, sachant que si, seuls les trois premiers sont obligatoires, les précisions apportées par les autres peuvent se révéler très utiles :

1.

  • Le nom doit être clair et distinctif. Vérifier s’il n’a pas été déposé comme une marque dans la base de l’INPI.

2.

  • Description précise des buts et activités de l’association.

3.

  • Adresse complète du siège social (indispensable pour les démarches administratives).

4.

  • Définir qui peut devenir membre (critères d’admission, cotisation, etc.).
  • Prévoir les modalités de radiation ou de démission.

5.

  • Indiquer les sources de financement (cotisations, subventions, dons, etc.).

6. Fonctionnement de l’association

  • : Composition du bureau (président, secrétaire, trésorier, etc.).
  • : Fréquence, règles de convocation, modalités de vote (majorité, présentiel et/ou distanciel…)
  • : Mentionner s’il existe un règlement intérieur (facultatif)

7.

  • Prévoir les conditions pour modifier les statuts (ex. : vote en assemblée générale).

8. Mise en sommeil ou d

  • Décrire la procédure de mise en sommeil ou de dissolution.
  • Préciser la en cas de dissolution (ex. : à une autre association à but non lucratif).

Deux modèles vous sont proposés ci-dessous mais la rédaction est libre.

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

1.3 Les modalités de création

 

La création d’une association 1901 ne nécessite pas d’autorisation préalable de l’Etat quand à son objet (principe de « liberté associative » posé par la loi 1901) mais vous avez l’obligation de déclarer à l’Etat un certain nombre d’informations pour que la personne juridique morale soit créée officiellement.

 

UNE DECLARATION AUPRES DE L’ETAT

Dans le Gard, c’est le greffe des Associations, porté par la sous-préfecture d’Alès, qui instruira les demandes et validera la création de l’association. En cas de problème, les agents de ce service peuvent être joints par mail (pref-associations@gard.gouv.fr) ou téléphone (le jeudi de 14h00 à 16h00 – 04 66 56 39 17) mais ils ne reçoivent pas physiquement et n’accompagnent pas dans les démarches.

La création d’une association est en général rapide (un mois au maximum légalement, souvent beaucoup moins) et toujours gratuite.

 

EN LIGNE OU PAR LA POSTE

Pour réaliser vos démarches de déclaration pour créer l’association, deux options sont possibles :

Plus de précisions dans le mémo « créer une association » téléchargeable ci-dessous.

 

DOCUMENTS DEMANDES

Des statuts et un procès verbal d’Assemblée Générale Constitutive signés et scannés en PDF vous seront nécessaires dans les deux cas.

Des modèles sont ci-dessous.

Pensez également à demander les nom, prénom, nationalités, profession et adresse de vos futurs dirigeants (Conseil d’Administration ou Bureau), ces informations vous seront demandées. Aucun justificatif d’identité n’est nécessaire.

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

Deux justificatifs peuvent vous être demandé pour justifier de l’existence juridique de l’association :

1. Le récépissé délivré par le Greffe des associations de votre département (sous-préfecture d’Alès dans le Gard) au moment de la création ou après chaque modification de statuts ou de dirigeants. Il vous a été envoyé par la poste si vous avez effectué les démarches par courrier et joint une enveloppe timbrée. Ou il se trouve dans le porte-document de l’espace service-public utilisé pour les démarches si vous avez coché souhaiter conserver ces documents.

Simple page A4, vous y retrouverez les éléments les plus importants de l’association, sa date de création et un numéro commençant par W (comme Waldeck-Rousseau, « père » de la loi 1901) Numéro dit RNA (d’inscription au Registre National des Associations), il vous sera souvent demandé.

2. Vous pourrez téléchargez un 2e document A4 sur le site du journal officiel en tapant le nom de votre association. Il témoigne de la publication de l’association au Journal Officiel National. Il y reste en permanence.

3. Par la suite, pour des demandes de subvention en particulier, un avis de situation sirene peut vous être demandé. Il peut être téléchargé facilement sur le répertoire sirene en entrant le numéro siret préalablement demandé.

 

Gérer votre association

2.1 Quelles modifications déclarer à l'Etat ?

Les changements

doivent être déclarés auprès du greffe des associations dans les trois mois suivant la décision de modification.

Dans le Gard

Toutes ces démarches s’effectuent auprès de la sous-préfecture d’Alès,

Joignables par mail (pref-associations@gard.gouv.fr) ou téléphone (le jeudi de 14h00 à 16h00 – 04 66 56 39 17) mais pas d’accueil physique ni d’accompagnement aux déclarations.

L’ensemble de ces modifications sont gratuites et peuvent se faire en même temps.

Par contre, anticiper des délais pouvant aller de 2 à 3 mois avant un retour, quelle que soient les modalités de déclaration. Le recours à une déclaration en ligne peut un peu raccourcir les délais en cas d’erreur (pas d’aller-retours postaux du dossier complet, une simple notification mail vous invitant à renouveler la demande)

Déclaration d’un changement de dirigeants

Les modifications concernant les dirigeants (Conseil d’administration, Bureau s’il n’y a pas de CA ou toute autre instance dirigeante prévue par les statuts) peuvent être signalés de deux manières :

  • Envoyer par courrier à la préfecture/sous-préfecture le Cerfa n°13971*03 rempli accompagné du Procès Verbal de l’organe qui a décidé du changement (AG ou CA le plus souvent) et d’une enveloppe timbrée à l’adresse souhaitée pour recevoir le récépissé (20g).
  • Si vous disposez d’un numéro RNA, ouvrir un espace sur le site e-modification et suivre les indications pour déclarer la modification. Le récépissé sera déposé dans votre espace personnel en ligne.

 

Déclaration de changement dans les statuts

Là aussi, deux options :

  • Envoyer par courrier à la préfecture le Cerfa n°13972*03 rempli accompagné du Procès Verbal de l’organe qui a décidé du changement (AG ou AGE le plus souvent), d’un exemplaire des nouveaux statuts et d’une enveloppe timbrée à l’adresse souhaitée pour recevoir le récépissé (20g).
  • Si vous disposez d’un numéro RNA, ouvrir un espace sur le site e-modification et suivre les indications pour déclarer la modification. Le récépissé sera déposé dans votre espace personnel.

Si vous modifiez le nom, l’objet ou le siège social de l’association, il est conseillé de demander la publication de ces changements au Journal Officiel (gratuit, juste en cochant une case lors de la démarche) Vous disposerez ainsi d’un témoin de publication au Journal Officiel à jour.

Attention :

  • dans le procès verbal actant la décision, indiquer le détail des articles modifiés.
  • en cas de changement de siège social, pensez à modifier également l’adresse de gestion de votre association (souvent la même)
  • en cas de changement de nom ou de siège social, pensez à modifier aussi votre numéro SIRET.

 

POUR VOUS AIDER

  • Une vidéo de 10 minutes pour vous guider pas à pas dans la déclaration sur e-modification
  • Un exemple de compte-rendu d’Assemblée générale actant différents types de changements.

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

Une association peut avoir des hauts et des bas dans sa vie associative et elle peut être parfois être mise en veille dans ses activités.

Mais, si l’association n’a plus de membres / dirigeants pour porter son projet ou que ceux ci ne souhaitent vraiment plus continuer l’aventure ensemble, une dissolution s’impose.

 

Une décision prise collectivement

La décision doit être prise conformément aux statuts (souvent en AG ou AGE) et le procès-verbal de cette décision signé par l’ensemble des membres présents.

La plupart des statuts prévoient que soient :

  • votée la dissolution de l’association
  • nommés des « liquidateurs » (externes ou le plus souvent internes à l’association) pour régler les démarches liées à la dissolution (fermer le compte en banque…)
  • et choisie de la structure qui recevra l’actif de l’association, s’il y a lieu.

 

Modèle de procès-verbal ci-dessous.

 

Modalités de déclaration

Gratuite et rapide, la déclaration auprès de l’Etat s’effectue de deux manières :

  • En envoyant par courrier à la sous-préfecture d’Alès le Cerfa n°13972*03 rempli accompagné du Procès Verbal de la réunion de dissolution et d’une enveloppe timbrée pour recevoir le récépissé de la dissolution.
  • Ou, si vous disposez d’un numéro RNA, en créant / vous connectant à votre espace service-public, peut-être déjà utilisé pour la création ou modification de l’association. Le service e-dissolution, vous permettra alors de déclarer facilement la dissolution en joignant le PV signé et scanné en PDF.

Une fois cette déclaration effectuée, une association ne peut pas engager de nouvelles activités ou signer de nouveaux engagements mais elle peut garder une personnalité juridique jusqu’à ce que soient clos les engagements pris (procédures de fin de contrat salarial par exemple)

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

2.2 Comment obtenir ou modifier un numéro SIRET ?

Le numéro SIRET

Le numéro SIRET est un numéro à 14 chiffres attribué par l’INSEE pour identifier une structure comme acteur économique.

Les associations sont tenues de demander un numéro SIRET pour solliciter une subvention, établir des factures, embaucher un salarié ou payer des impôts.

S’il ne s’agit donc pas d’une formalité obligatoire dès la création de l’association, beaucoup d’associations sont amenées à l’effectuer au cours de leur développement.

 

L’association nouvellement créée et/ou encore non employeuse peut demander son inscription directement à l’INSEE mais, pour les associations déjà en activité, attention :

  • Si l’association est employeuse, la demande doit être effectuée auprès de l’URSSAF
  • Si l’association est soumise aux impôts commerciaux, le demande doit être effectuée auprès des services fiscaux.

 

La demande de création initiale auprès de l’INSEE se fait en ligne sur le portail https://lecompteasso.associations.gouv.fr

Plateforme assez intuitive, démarche en 10 minutes ! Regardez la vidéo associée à cette page ou disponible ici, elle devrait vous aider.

La démarche est gratuite et rapide : vous recevrez un retour par mail dans la semaine qui suit la demande.

 

Le code APE

 

Lors de la saisie vous ai demandé de décrire en quelques mots vos activités principales. Ces informations permettront de vous « classer » dans les nomenclatures de l’INSEE à travers un code NAF / APE. Vous recevrez le code APE en même temps que votre numéro SIRET.

Pas facile cependant de faire entrer la diversité des activités associatives dans des cases statistiques ! Il est possible que vous ne retrouviez pas tout à fait dans le code APE attribué. Pas d’inquiétude : c’est généralement sans incidence et vous pouvez demander à en changer à travers ce formulaire.

Seule exception : se voir attribuer un code APE commençant par « 90 – Activités créatives artistiques et de spectacle » étant exigé pour certains dispositifs, les associations souhaitant être reconnues comme professionnels de ce secteur doivent être plus vigilantes : bien indiquer « spectacle vivant » dans votre objet et dans le formulaire.

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

Le numéro SIRET est composé de deux parties :

  • le SIRENE composé de 9 chiffres, identifiant de la structure juridique
  • et 5 numéros complémentaires qui identifient les différents établissements de la structure.

En général le SIRENE n’évoluera pas mais vous pouvez être amené à demander une modification des derniers chiffres.

POUR QUOI ? LE PLUS FRÉQUENT : MODIFICATION DE SIÈGE SOCIAL

Les 5 derniers chiffres de votre SIRET sont associées à votre adresse de siège social. En cas de changement d’adresse, il faudra demander un nouveau numéro SIRET. Un nouvel établissement sera crée à chaque déménagement.


Attention ! Un numéro de SIRET non actualisé peut bloquer beaucoup de démarches (demandes de subvention, d’agrément…) pensez donc à demander un changement de votre numéro SIRET dès que l’Etat a pris en compte votre changement de siège social.

COMMENT ? AUPRÈS DE L’INSEE

Si votre association n’est pas employeuse ou fiscalisée, la demande de modification du siret ou d’un siret pour un établissement secondaire doit être adressée à l’INSEE à travers ce formulaire de contact.

Joindre le procès verbal de la réunion actant la modification/création de l’établissement (en général de siège social), les statuts avec la modification et le récépissé reçu suite à la déclaration de modification à la Préfecture du département.

COMMENT ? AUPRÈS DE L’URSSAF

Sur le site www.cfe.urssaf.fr

Pour un changement de nom / dénomination de l’association :
– colonne de gauche : déclarer une formalité
– association employeur
– modification
– suivant
– cocher « modification de la dénomination »
– inscrire la date du changement d’adresse – valider
– compléter et valider

Pour un changement d’adresse :
– colonne de gauche : déclarer une formalité
– association employeur
– modification
– suivant
– cocher « transfert de l’entreprise dans un nouvel établissement. L’ancien établissement est supprimé »
– inscrire la date du changement d’adresse – valider
– compléter et valider

2.3 Mobiliser les bénévoles

Les bénévoles peuvent être amenés à engager des frais dans le cadre des activités de l’association. Il est bien sûr possible de les rembourser mais avec des plafonds qui peuvent être contrôlés par l’URSSAF ou les services fiscaux.

De la même façon, il est possible d’offrir à ces bénévoles de petits « cadeaux » pour les remercier de leur investissement pour l’association. Ces cadeaux sont eux-aussi plafonnés. Voici les règles…

Remboursement des frais – Le cadre juridique

Pour les bénévoles comme pour les salariés c’est l’association qui fixe elle-même ses règles de remboursement des frais : le type de dépense pris en charge leur montant, le modèle de document…

Il est souhaitable que ces règles que l’association se donne figurent dans un compte-rendu d’AG, de CA ou de bureau –selon les statuts- ou dans un éventuel Règlement Intérieur et qu’elles soient connues de tous.

L’association doit cependant respecter deux principes :

  • Tous les frais engagés doivent être en lien avec l’activité de l’association
  • Ils doivent être remboursés à l’euro près et sur présentation des justificatifs (tickets d’autoroute, notes de restaurant…) sauf pour les frais kilométriques (déclaration du nombre de kms accepté)

Ils doivent également respecter les plafonds fixés par l’URSSAF pour les frais dits « professionnels » tels que l’hébergement, la restauration ou les frais kilométriques.

Frais kilométriques

Les plafonds varient selon la puissance fiscale du véhicule. Une association peut cependant décider d’adopter un taux de remboursement unique pour les salariés et les bénévoles.

Ci-dessous un exemple de note de frais mais l’association peut développer ses propres notes de frais, aucun modèle n’étant imposé légalement.

Renoncement au remboursement de frais

Les bénévoles peuvent renoncer au remboursement de leurs frais. Si l’association est reconnue d’intérêt général (cf. rubrique mécénat), cette renonciation sera assimilée à un don à l’association et son montant pourra donc être déduit à hauteur de 66% de leurs revenus imposables.

Un 2e modèle de note de frais ci-dessous incluse la possibilité de don.

Un petit cadeau pour les bénévoles ?

Un arrêté du 28 décembre 2007 a fixé le montant des « cadeaux d’affaires de faible valeur cédés sans rémunération » qui peuvent être offerts aux bénévoles (sous forme par exemple de paniers gourmands ou de cartes cadeaux…) Il est de 73€ TTC maximum pour un même bénéficiaire au cours d’une année. Plus d’informations.

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

2.4 Gestion comptable

Vos obligations en terme de comptabilité
La loi de 1901 n’édicte aucune prescription en matière comptable, vous pouvez donc choisir de tenir une comptabilité avec les outils qui vous conviennent (cahier, excel, logiciel comptable, recours à un expert-comptable…) et, surtout, qui correspondent aux besoins de votre association (dimension de votre budget, attentes des partenaires, éventuelle fiscalité…)

A noter que l’association a obligation de faire appel à un commissaire aux comptes et à publier leurs comptes dès lors qu’elles reçoivent plus de 153000€ de dons ou de subventions.

La tenue d’une comptabilité rigoureuse est cependant fortement conseillée, comme gage de gestion rigoureuse et de transparence à l’encontre des membres et des partenaires. C’est aussi un préalable indispensable en cas de redressement judiciaire ou de conflit postérieur, pour éviter que ce redressement ou les conséquences judiciaires ne soient étendus aux dirigeants de l’association.

La comptabilité de votre association peut donc évoluer avec le développement de celle ci mais elle doit être organisée dans tous les cas (impératif de l’archivage des factures en particulier)

 

L’accompagnement de l’ACEGAA sur la comptabilité

L’ACEGAA n’a pas pour rôle et ne peut pas légalement proposer de prestation liée à votre comptabilité, mais elle peut :

  • vous orienter vers des professionnels pouvant vous proposer cette prestation
  • vous accompagner en conseil court et de manière très ponctuelle pour améliorer votre suivi comptable
  • vous former pour vous aider à développer vos compétences en suivi comptabilité.

Pour ce qui est de la formation, nous proposons deux options :
– Initiation, deux à trois fois par an, sur une journée et avec un coût de 20€
– Approfondissement, une fois par an, de un à trois jours avec possible prise en charge OPCO

Ces deux formations s’appuient en particulier sur l’outil de comptabilité libre Paheko.

COMMENT PRESENTER SES COMPTES ?

Il n’y a pas de format de présentation imposé. Mais les comptes doivent a minima être présentés à l’Assemblée Générale et mis à disposition des membres et un certain formalisme facilitera la compréhension de votre situation financière par tous. Un certain formalisme peut également être exigé par vos partenaires si vous recevez des subventions. En fait, une présentation de plus en plus précise et conforme au Plan Comptable Associatif sera attendue à mesure que se développera votre structure.

Dans tous les cas, pour présenter son bilan financier,

  • un compte de résultat sera attendu
  • ainsi que, parfois un bilan (comptable)
  • et une annexe.

 

FORMAT DU COMPTE DE RÉSULTAT

Il retrace les produits (recettes) et les charges (dépenses) de l’exercice.

Modèle ci-dessous ainsi que présentation des principales rubriques par l’État.

FORMAT DU BILAN

Le bilan se présente sous forme de tableau avec deux colonnes principales :

  • Actif – ce que possède l’association : de l’argent sur des comptes, des stocks, des créances…
  • Passif – les ressources de l’association – comment elle a réussi, dans le temps à rassembler tout ce qu’elle possède : prêts, résultats positifs…

Modèle ci-dessous.

FORMAT DE L’ANNEXE

L’annexe explique les méthodes comptables utilisées et les informations complémentaires (ex : détails sur les subventions, les emprunts, etc.).

AUTRES RESSOURCES

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

2.5 La fiscalité des associations

Une association peut-être amenée à payer des impôts commerciaux :

  • si elle fonctionne comme une entreprise (rémunération des dirigeants au delà d’une certaine tolérance)
  • ou si elle concurrence une entreprise par des activités identiques à celles proposées par le secteur marchand. Pour en juger, les services fiscaux étudieront en détail les activités à l’aide de la règle des 4P (mêmes Produit, Public, Prix, Publicité ?)

Pour rassembler les informations nécessaires à l’étude de votre situation fiscale, les services fiscaux vous demanderont de remplir un rescrit fiscal « impôts commerciaux » ci-dessous.

Si une association développe des activités commerciales/lucratives permanentes et d’autres non commerciales, elle peut cependant :

  • ne payer des impôts que sur la partie commerciale (sectorisation qui impose une comptabilité analytique)

  • ne pas être fiscalisée du tout si les activités commerciales sont accessoires et inférieures à un montant un montant assez conséquent.

Elle a également le droit d’organiser jusqu’à six fois par an des activités commerciales évènementielles (par exemple buvette, vide-grenier…) sans être fiscalisée.

Dans tous les cas, la soumission aux impôts commerciaux n’est pas un frein à l’activité économique et lui reste proportionnée… donc, comme pour toute entreprise, cela impacte rarement de manière décisive une activité qui fonctionne !

La TVA n’est due qu’à partir d’au delà d’un certain montant de franchise de Chiffre d’Affaire. Elle a également le droit d’organiser jusqu’à six fois par an des activités commerciales évènementielles (par exemple buvette, vide-grenier…) sans être fiscalisée.

Dans tous les cas, la soumission aux impôts commerciaux n’est pas un frein à l’activité économique et lui reste proportionnée… donc, comme pour toute entreprise, cela impacte rarement de manière décisive une activité qui fonctionne !

  • La TVA n’est due qu’à partir d’au delà d’un certain montant de franchise de Chiffre d’Affaire.
  • L’Impôt sur les Société est du sur les bénéfices (15%)
  • La CFE-CET est un forfait qui dépend de la commune, généralement entre 400 et 800€/an.

Vous avez reçu un document vous appelant à régler un de ces impôts ?
Vous vous interrogez sur la soumission de vos activités aux impôts commerciaux ? N’hésitez pas à venir nous voir en conseil sur ces questions complexes.

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

Même si une association n’est pas concernée par les impôts commerciaux,  si elle devient employeuse, elle aura à créer un compte fiscal pour mettre en place le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu de ses salariés.

Après cette création de compte, certaines associations reçoivent des formulaires à remplir… pas toujours faciles à comprendre ! C’est le cas du formulaire n°2070K : « Impôt sur les sociétés collectivités publiques ou privées agissant sans but lucratif ». Sur ce document, le plus souvent, les associations doivent juste :

  • déclarer les dons reçus dans le cadre du mécénat ainsi que le nombre de reçus fiscaux délivrés. Ce montant des dons et nombre de reçus émis doit correspondre à la déclaration annuelle obligatoire sur la plateforme mes démarches simplifiées (plus d’information)
  • Ne pas oublier de dater, mettre votre téléphone et signer  !
  • En général, n’ayant ni « revenus de capitaux mobiliers »ni « revenus fonciers » ni « bénéfices agricoles ou forestiers » remplir le formulaire avec des « 0 » ou « non applicable » comme indiqué ici :

    Exemple cerfa 2070 rempli
    sauf dans le cas bien-sûr où votre association aurait de tels revenus

Les associations peuvent également être soumises aux impôts suivants :

  • Impôts fonciers, taxe d’habitation Les associations dont le local reçoit du public peuvent bénéficier d’une exonération sur la taxe d’habitation. Si une seule partie du local reçoit du public, l’exonération sera proratisée.
  • Taxe sur les salaires : la taxe sur les salaires est un impôt auquel sont assujetties les associations qui emploient des salariés lorsqu’elles ne sont pas assujetties à la TVA. Les associations bénéficient cependant d’un abattement qui, dans les faits, exonèrent les petites et moyennes associations de cet impôt.

2.6 Comment financer ses activités associatives ?

QU’EST CE QU’UN BUDGET PRÉVISIONNEL?

Un budget prévisionnel est un document financier qui permet d’anticiper et présenter les dépenses et recettes de votre association sur une .

Transcription en chiffres de votre projet d’action, c’est un idéal (aussi réaliste que possible !) La plupart des partenaires publics exigent qu’il soit équilibré. Il peut bien sûr être amené à évoluer (bien noter V1, V2 dans le nom…) avec souvent une première version dès la rentrée (pour l’année civile suivante), retravaillée quelques mois plus tard en fonction des retours des financeurs et des évolutions du projet.

 

CONSTRUCTION D’UN BUDGET PRÉVISIONNEL

Un budget prévisionnel se compose généralement de deux parties principales :

  1. Les dépenses prévisionnelles à gauche : Toutes les sorties d’argent (, etc.).
  2. Les recettes prévisionnelles à droite : Toutes les entrées d’argent (ventes, subventions, dons, cotisations, etc.).

Sa structuration est la même que celle d’un compte de résultat (le réalisé de votre projet) mais celui ci est rarement équilibré !

Dans une association, on commence par lister toutes les dépenses liées au projet d’action avant de chercher comment les financer.

Sous ces éléments financiers (= qui seront traçables en comptabilité) on retrouve parfois la partie « contributions volontaires » qui permet de prévoir aussi les ressources non financières (bénévolat, prêt ou don de matériel…) qui seront nécessaires au projet. Associathèque vous explique comment les calculer.

BUDGET DE STRUCTURE ET BUDGET D’ACTION

Si vous souhaitez un appui pour une action spécifique, le partenaire vous demandera souvent les dépenses et recette envisagées pour cette action mais souhaitera également avoir une vision globale des perspectives pour votre structure.

Si vous n’avez qu’une seule action prévue, budget de projet = budget de structure.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de

  • budget de structure (unique)
  • budget avec plusieurs actions
  • les rubriques d’un budget prévisionnel (ou compte de résultat) présentées par l’Etat
  • et une vidéo qui vous explique en quelques minutes comment construire un budget prévisionnel.

 

 

 

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

Dans un contexte de réduction des ressources publiques, le mécénat peut être une piste de soutien pour les activités de votre association, quelle que soit l’origine des dons (particulier, entreprise, fond de dotation, fondation…)

Mais si toutes les associations peuvent recevoir des dons, toutes ne peuvent délivrer des reçus fiscaux. Sur ce point, vous trouverez un article très complet sur le site service-public.

Des outils à votre disposition
Les outils ci-joint peuvent vous aider dans la mise en place de vos démarches de mécénat :

Une nouvelle obligation déclarative

Depuis 2022, tout don ayant fait l’objet d’un reçu fiscal doit être déclaré à l’Etat par l’association bénéficiaire sur la plateforme mes démarches simplifiées dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable. Plus d’information ici.

Voici une vidéo pour vous aider dans cette démarche :
La formation « panorama des financements associatifs » vous permettra également d’en savoir plus !

 

Une association est obligée de délivrer une facture pour les livraisons de biens ou les prestations de services qu’elle effectue et ce quelle que soit sa situation vis à vis des impôts commerciaux.

  • Généralement, l’obligation fiscale de délivrance de facture ne concerne pas les associations qui livrent des biens ou rendent des services à des particuliers. Mais toute prestation de services effectuée pour un particulier doit faire l’objet d’une note, lorsque le prix est égal ou supérieur à 25 € TTC. Lorsque le prix de la prestation ne dépasse pas ce montant, la délivrance d’une note est facultative sauf en cas de demande du client.
  • Un ticket de caisse n’est pas considéré comme une facture. Il s’agit uniquement d’une preuve d’achat permettant par exemple le remboursement ou l’échange d’un produit défectueux.

LES MENTIONS OBLIGATOIRES

Pour rappel, le Code de commerce prévoit un principe de coresponsabilité entre le vendeur et l’acheteur. Les obligations relatives à la facturation s’appliquent indistinctement aux deux parties, en particulier en cas de manquement.

La facture doit être
– rédigée en langue française
– établie en 2 exemplaires, dont l’original pour le client.

Les factures doivent indiquer :

  • le nom et l’adresse de l’association (avec le numéro SIRET de l’association et éventuellement le numéro individuel d’identification à la TVA)
  • le nom et l’adresse du client.
  • Nouveau au 1er octobre 2019 : l’adresse de facturation du vendeur et de l’acheteur si différente(s) de l’adresse du siège social
  • la date de la facture
  • le numéro de la facture, unique et permettant de retrouver la facture dans une logique chronologique (si vous émettez un nombre limité de factures, leur mise en forme peut être simplifiée « 2012/001 = 1ère facture de 2012 »)
  • le numéro bon de commande lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur (nouveau au 1er octobre 2019)
  • Les informations spécifiques à la prestation ou au bien vendu, parfois formalisées sous forme de tableau :
    o Date de l’opération
    o Dénomination de l’opération
    o Quantité
    o Prix unitaire hors taxe
    o Éventuelles remises
    o Éventuelle TVA
    o Prix TTC.
  • La garantie légale de conformité
Les associations non soumises aux impôts commerciaux doivent indiquer sur leurs factures la mention : « TVA non applicable, article 261-7 b du CGI » et ne faire aucune mention de prix HT/TTC ou de TVA.

Si l’association rentre dans le champ fiscal mais facture sans TVA parce qu’elle est en dessous de la franchise en base, elle précise « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». L’indication de la TVA sur une facture par une association bénéficiaire de la franchise rendrait celle-ci redevable de la taxe du seul fait de sa facturation.

Sont également précisées les modalités de règlement

  • Eventuel mode (chèque, virement…)
  • Adresse
  • Date limite du paiement / Acomptes à la signature
  • pénalités et frais de recouvrement en cas de retour
  • Eventuel contact

Ces informations figurent dans le modèle de facture simplifié présenté ici :

2.7 Comment sécuriser ses activités associatives ?

Toute association a obligation de réparer les dommages causés à un tiers à travers ses activités. A défaut d’assurance, l’association devra régler directement les frais (dégâts matériel, frais de santé…) qui peuvent se révéler importants.

La souscription d’une assurance responsabilité civile est donc fortement conseillée.

Cette assurance est d’ailleurs obligatoire pour :
• les centres de vacances ;
• les centres de loisirs sans hébergement ;
• les établissements ayant la garde de mineurs handicapés ou inadaptés ;
• les associations et groupements sportifs ;
• les associations à but non lucratif qui organisent des voyages.

Quelques précisions,

  • En général, pour la plupart des assurances (à l’exception des assurances de Fédérations sportives), il n’est pas demandé que les bénévoles soient adhérents. L’assurance couvre les risques liées aux activités et donc les bénévoles et usagers des activités quel que soit leur statut.
  • Les accidents du travail des salariés ne sont pas couverts par l’assurance en responsabilité civile : ils relèvent du champ de la couverture de Sécurité sociale… Par contre, les accidents des bénévoles pendant l’activité peuvent généralement être assurés si la responsabilité de l’association est engagée.
  • L’assurance peut ne pas jouer, si les activités de l’association impliquées dans l’incident ne correspondent pas à celles prévues dans l’objet de l’association. Si vous organisez une activité exceptionnelle, bien vérifier les conditions avec l’assureur…
  • Il peut en être de même si certaines règles de sécurité (accueil du public, locaux inadaptés…) ne sont pas respectés. Etre attentif aux clauses de respect obligatoire de certaines normes posées dans le contrat d’assurance.
  • L’assurance d’une manifestation « grand public » sur une journée peut se révéler plus chère que l’assurance des activités habituelles sur toute l’année… Bien se renseigner sur ce point qui peut être un critère discriminant entre assureurs.
  • Les sanctions pénales (amendes..) ne sont pas assurables. En revanche, les frais de défense peuvent être pris en charge (« protection juridique »)
  • Vous pourriez vous même exiger de certains de vos intervenants ou prestataires techniques qu’ils sont couverts par une assurance responsabilité civile.

A vérifier avec l’assureur

Certains point sont à vérifier au moment de la réalisation du devis et/ou de la signature du contrat.

Qui est assuré ?

  • Les membres ? Les dirigeants ? Les bénévoles ? les salariés ? Les usagers / participants ?
  • Faut-il fournir une liste de personnes ou un simple estimatif du nombre est-il suffisant ?

Quel type d’incident est assuré ?

  • Existe-t-il des incidents exclus ?
  • Certaines normes (travaux, règles de sécurité…) sont-elles à respecter pour que le risque soit assuré ?
  • Quelle franchise pour les différents types d’incidents ?
  • Quelle prise en charge des dommages corporels, frais de soins et capital invalidité en cas d’accident corporel ? Pour toutes les personnes concernées par l’association ?

Quel type de bien est assuré ?

  • Le local est-il inclus ? Des tarifs différents selon la taille et la fréquence d’occupation ?
  • Quel type de matériel peut être assuré ? En cas de matériel endommagé, quel type de justificatif est nécessaire pour attester de sa valeur ?

Quel type d’activité est assuré ?

  • L’assurance inclue-t-elle l’organisation d’évènements ponctuels ouverts au grand public et se déroulant dans l’espace public ? Si non quel est le coût pour x évènements / par an ?
  • Comment et quand déclarer l’organisation d’un tel évènement ?
  • Une assistance juridique voire une protection juridique (prise en charge de certains frais) est-elle incluse ?

Quels conditions financières ?

  • Le coût mensuel mais aussi les frais d’adhésion et éventuels autres frais annexes ?
  • Et quelles conditions de résiliation ?

Une offre importante et diversifiée

Beaucoup d’assureurs ont développé des services spécifiques pour les associations, différenciant souvent leur offre selon la taille des associations et le risque associé à certaines activités (sportives en particulier). Demandez plusieurs devis sachant qu’une première estimation peut souvent être réalisée sur internet…

En plus de l’assurance responsabilité civile, certains assureurs proposent aussi des assurances « annulation de manifestation » et autres assurances spécifiques à certaines activités. A creuser selon vos besoins…

Nous ne conseillons aucune assurance plutôt qu’une autre à ce jour mais nous sommes preneurs de vos retours d’expériences ! Voici déjà ci-dessous quelques propositions à creuser avec mention spéciale (*) pour les structures membres de la Chambre Régionale de l’Economie Sociale et Solidaire…

Certaines fédérations associatives font bénéficier à leurs adhérents de tarifs privilégié avec certaines assurances.

Bonne recherche et, surtout, que la crainte d’incidents éventuels (dans notre vécu bien rares) ne limitent en rien votre envie d’agir dans le cadre associatif ! Les assurances sont justement là pour ça !

Pour répondre à des questions récurrentes sur les questions de sécurité alimentaire et d’ouverture de débit de boisson, l’ACEGAA a organisé deux réunions d’information sur
– Les obligations / réglementations en terme de sécurité alimentaire
– Les obligations / réglementations en terme d’ouverture de débit de boisson
en partenariat avec l’organisme de formation Contrast basé à Nîmes.

Cela concerne aussi bien les manifestations ponctuelles que le développement de restaurants/bar associatifs permanents.

Vous pouvez consulter les compte-rendus de ces deux réunions d’information ici :

Sécurité Alimentaire
Débit de Boisson

Documents un peu anciens mais mis à jour régulièrement !

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

Emploi et associations

3.1 La mise en place du contrat de travail

COMMENT SE FIXE LE SALAIRE ?

Lorsqu’une association emploie un salarié, on est dans le cadre d’un contrat de droit privé. Le salaire se négocie donc librement entre l’employeur et le futur salarié selon les compétences, l’ancienneté, le secteur d’activité. Néanmoins, la rémunération ne pourra pas être inférieure au SMIC (Salaire Minimum Interprofessionnelle de Croissance) ou à celle prévue par la convention collective applicable.

C’est le salaire brut qui est, par convention négocié et indiqué sur le contrat de travail.

A ce coût salarial peuvent se rajouter

  • les primes et indemnités éventuelles (notamment en cas d’adhésion à une convention collective),

  • les dépenses de fonctionnement (téléphone, ordinateur, déplacements, local, etc).

 

ESTIMATIFS

Vous trouverez ci-dessous un document qui présente les composantes d’un salaire au SMIC (net + cotisations salariales = brut + cotisations patronales = coût salarial employeur) mis à jour régulièrement.

Le montant des cotisations (accident du travail par exemple…) peut légèrement varier selon votre activité.

Dans un budget prévisionnel, vous pouvez cependant vous baser sur ce tableau pour des estimatifs, en anticipant cependant d’éventuelles évolutions.

Pour les autres niveaux de salaires, un simulateur est proposé par France Travail.

L’OPCO Uniformation propose quant à lui un simulateur des coûts de recrutement d’un salarié en alternance.

FOCUS SUR LES COTISATIONS

Elles correspondent à l’ensemble des charges que devra payer l’employeur sur le salaire versé. Elles sont constituées des éléments suivants :
– les cotisations de sécurité sociale (assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales, contribution solidarité, aide au logement, accident du travail),
– les cotisations chômage,
– la retraite complémentaire,
– la formation professionnelle,
– le versement transport,
– la taxe sur les salaires,
– la taxe d’apprentissage,
– la contribution solidarité autonomie,
– le FNAL (Fonds national d’aide au logement).

Ne sont pas intégrés les éventuels coûts de mutuelle et les charges liées aux visites médicales.

Depuis 2020, au niveau du SMIC les cotisations patronales, directement prises en charges par l’Etat, ont beaucoup baissé pour les employeurs que sont les associations.

LES AIDES A L’EMPLOI

De ce coût employeur initial, il conviendra de déduire toutes les aides dont pourrait bénéficier l’association (prise en charge partielle de la rémunération du salarié par l’État dans le cadre des contrats aidés et versée par l’Agence de Services et de Paiements)

France Travail propose le service « Mes aides à l’embauche », une plateforme en ligne pour faire le point, avant toute embauche sur les aides financières pouvant être mobilisées pour créer un emploi ou renforcer l’adéquation recruté-employeur.

Le soutien à l’emploi à travers des aides liées à la situation des personnes ne représente cependant pas un axe fort de la politique actuelle et les aides restent souvent limitées aux recrutements d’alternants, de personnes vivant dans les quartiers prioritaires ou de personnes très éloignées de l’emploi.

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

La création d’un emploi répond, dans le cadre associatif, aux mêmes exigences que dans tout autre secteur d’activité privé.

 

Voici les principales étapes à suivre :

1. Définir et acter en équipe (CA, bureau) le besoin en recrutement

  • Analyser les besoins : identifier les raisons de la création du poste (croissance, remplacement, nouveau projet, etc.).
  • Décrire le poste : rédiger une fiche de poste détaillée (missions, responsabilités, compétences requises, conditions de travail, etc.).
  • Budget : évaluer le coût du poste (salaire, charges sociales, équipements, etc.)
  • Référent emploi : qui sera l’interlocuteur du salarié ? Qui signera le contrat et conduira les entretiens annuels ? Si aucun mandat n’est donné, ce sera le président, chargeant encore un poste qui l’est souvent déjà beaucoup.

2. Vérifier la faisabilité juridique et financière

  • Statut juridique : choisir le type de contrat (CDI, CDD, alternance, etc.) en fonction de la durée et de la nature du besoin.
  • Conformité légale : respecter le Code du travail (durée du travail, rémunération minimale, conventions collectives, etc.).
  • Aides et subventions : Se renseigner sur les aides à l’embauche (ex : aides pour l’embauche d’un apprenti, contrats aidés, etc.).

3. Rédiger l’offre d’emploi (même si vous avez déjà identifié le futur salarié, pour bien clarifier) et, éventuellement, la diffuser

  • Contenu de l’offre : Inclure le titre du poste, la description des missions, le profil recherché, les conditions de travail, et les informations sur l’entreprise/association.
  • Canaux de diffusion : Publier sur des plateformes adaptées (France Travail, LinkedIn, sites spécialisés, réseaux associatifs, etc.).
  • Respecter la non-discrimination : Veiller à ce que l’offre soit inclusive et conforme à la loi.

4. Sélection des candidats

  • Tri des candidatures : Établir des critères de sélection objectifs (compétences, expérience, motivation).
  • Entretiens : Organiser des entretiens (en présentiel ou à distance) pour évaluer les candidats.
  • Vérifications : Contrôler les références, diplômes, et éventuellement réaliser des tests pratiques.

5. Finalisation de l’embauche

  • Signature du contrat : Formaliser l’embauche avec un contrat conforme au droit du travail.
  • Échanger sur les questions de mutuelle (cf. article dédié)
  • Choix des modalités de déclaration et de gestion salariale (cf. article dédié)

6. Intégration du salarié

  • Accueil : Préparer l’arrivée du nouveau salarié (espace de travail, équipements, présentation de l’équipe).
  • Formation : Assurer une formation d’intégration si nécessaire.
  • Période d’essai : encadrer la période d’essai

 

Voir notre mémo « créer un premier emploi ci-dessous »

Outils associés
(Cliquez sur un outil pour le consulter.)

Depuis le 1er janvier 2016, une couverture complémentaire santé collective (mutuelle d’entreprise) doit être proposée par l’employeur -y compris associatif- à tous les salariés en complément des garanties de base d’assurance maladie de la Sécurité sociale.

QUI EST CONCERNE ?

Tous les salariés de toute association employeuse à l’exception :

  • des apprentis, salariés à temps partiel et salariés en CDD dont le contrat est d’une durée inférieure à 12 mois (sans conditions) ou dont le contrat est égal ou supérieur à 12 mois (le salarié doit alors justifier d’une couverture individuelle dont les garanties sont similaires).
  • Les apprentis et les salariés à temps partiel dont la cotisation salariale est égale ou supérieure à 10% de la rémunération brute.
  • Les salariés bénéficiaires de l’ACS (aide pour une complémentaire santé) ou de la CMU-C (CMU complémentaire).Notez que la dispense d’affiliation prend fin lorsque le salarié n’a plus le bénéfice de l’aide ou de la couverture.
  • Les salariés qui disposent d’une mutuelle individuelle Frais de Santé avant l’embauche ou au moment de la mise en place de la mutuelle obligatoire (attention, cette dispense n’est valable que jusqu’à l’échéance annuelle du contrat : au-delà, le salarié devra souscrire la mutuelle obligatoire).
  • Les salariés couverts en tant qu’ayants droit (via leur conjoint, par exemple) par une mutuelle santé obligatoire.

Voir dans ce document l’ensemble des cas de dispense dans le cas d’une décision unilatérale.

Cas de dispense

Des demande de dispense sont dans ce cas là à faire signer au salarié (avec attestations si nécessaires) et à conserver par l’association. Ces dispenses sont à redemander tous les ans.

Voir dans ce document un modèle de demande de dispense.

Demande de dispense

Dans tous les cas, une association employeuse doit signer un contrat avec une mutuelle et la proposer aux salariés même si, au final, aucun salarié ne la souscrit et que cela reste une coquille vide au moment de la mise en place. Vous devez être à même de proposer un contrat à vos salariés s’ils changent d’avis ou de situation.

Voir dans ce document un exemple de « décision unilatérale » à donner à tous ses salariés avec accusé de réception.

Exemple decision

ET SI JE TRAVAILLE POUR PLUSIEURS EMPLOYEURS ?

Il n’est pas interdit de cumuler plusieurs mutuelles mais l’intérêt est limité…

Un choix est donc à faire selon l’importance de chaque employeur dans le temps de travail / la rémunération et les conditions proposées par chacune des mutuelles.

COMMENT CHOISIR UNE MUTUELLE ?

Le choix est généralement ouvert. Plusieurs devis peuvent donc être demandés et comparés en fonction des besoins et des critères posés par l’association et ses équipes (couvertures proposées, possibilité de modulation selon les salariés, modalité et rapidité de remboursement, ancrage local…) Pas toujours facile !

Si vous dépendez d’une Convention Collective, renseignez-vous : des accords de branche ont peut-être été négociés avec des conditions plus avantageuses.

Le contrat doit dans tous les cas remplir les conditions suivantes :

  • la participation financière de l’employeur doit être au moins égale à 50 % de la cotisation (le reste étant à la charge du salarié),
  • le contrat doit respecter un socle de garanties minimales (panier de soins minimum),
  • la couverture est prévue pour l’ensemble des salariés et leurs ayants droit,

COUVRIR AUSSI LA FAMILLE DU SALARIE ?

C’est possible. Sachez cependant que tout engagement de l’association employeuse au delà des 50% de couverture minimale pour le salarié ou la prise en charge de sa famille sont considérés comme une rémunération et donc soumis à l’impôt sur le revenu.

Si un salarié décide de rattacher sa famille à la mutuelle de son employeur et de payer lui même, il gérera lui-même la part de sa mutuelle.

ET EN FIN DE CONTRAT ?

En cas de départ ouvrant droit aux indemnités chômage (et seulement dans ce cas là) la portabilité de la mutuelle est assurée pour une durée égale à la durée du contrat et jusqu’à un an, même pour des CDD. Les salariés restent donc couverts par la mutuelle durant cette période selon les mêmes conditions, sans coût pour l’association.

En cas de congé maternité, le contrat n’est pas rompu donc rien ne change au niveau de la mutuelle.

En cas de congé parental ou de congé sans solde (où le contrat est suspendu), l’association n’a pas l’obligation de continuer à payer la mutuelle, le salarié prenant donc en charge l’intégralité en lien direct avec la mutuelle. Elle peut par contre continuer à le faire si elle le souhaite ou si le salarié lui rembourse la part employeur.

3.2 La vie du contrat de travail

Trois possibilités existent : démission, rupture conventionnelle, licenciement (personnel ou économique).

Sauf disposition contraire spécifique à l’association (statuts, RI, délégation de pouvoir…) c’est au président de l’association qu’incombe la responsabilité du suivi de ces démarches.

La démission

La procédure est assez simple puisqu’une lettre ou une simple déclaration verbale traduisant une volonté non équivoque permettent de rompre le contrat. Quelques nuances cependant :

  • La volonté doit être réelle. Donc la démission pourrait ne pas être effective si elle a été notifiée suite à un coup de colère, des pressions de l’employeur ou si la rétractation est rapide.
  • Et la démission ne se présume pas : un employé qui quitte brusquement son emploi ne peut pas être considéré comme démissionnaire.

La loi ne prévoit pas de préavis pour les démissions (sauf pour certains types de salariés). L’arrêt de travail peut donc être immédiat. Par contre, il est souvent prévu par les convention collective : à vérifier donc dans la CC de votre structure. Si la CC ne prévoit rien, vous ne pouvez pas inclure un préavis dans le contrat. Pas de préavis non plus si la démission a lieu pendant la grossesse, à la suite du congé maternité ou pendant la période d’essai.

La démission n’ouvre pas droit au chômage sauf cas de démission considéré comme légitime. Un salarié démissionnaire peut également prétendre aux allocations d’assurance chômage dès lors qu’il justifie d’une certaine durée d’activité salariée antérieure et qu’il poursuit un projet de reconversion professionnelle, de création ou de reprise d’entreprise, dont le caractère réel et sérieux est attesté par une commission paritaire.  Plus d’information.

La rupture conventionnelle d’un CDI

Lorsque employeur et salarié sont d’accord pour rompre d’un commun accord le contrat, la procédure suivante doit être respecté :
1. Entretien(s) préalable(s)
2. Signature d’une convention de rupture

Modèle Convention Rupture Conventionnelle


3. Demande d’homologation (par internet) de la convention de rupture par la DIRECCTE après un délais de 15j calendaires de rétractation.

Pour plus d’information.

L’indemnité spécifique de rupture conventionnelle est au moins égal à 1/4 de mois de salaire par année d’ancienneté, auquel s’ajoutent 1/3 de mois de salaire par année au-delà de 10 ans d’ancienneté. En cas d’ancienneté inférieure à un an, ce montant est proratisé

Vous trouverez sur le site service-public.fr un simulateur pour le calcul de l’indemnité de rupture conventionnelle.

Attention, depuis janvier 2013, 20% de ce montant est, en sus, versé à l’Etat.

La rupture conventionnelle donne droit aux indemnités chômage sous réserve d’une période minimale d’activité. Vous trouverez sur le site service-public.fr un simulateur (actualisé au gré des réformes !) qui vous permettra de savoir si vous ouvrez ou non droit à l’Allocation de Retour à l’Emploi.

Si les deux parties sont d’accord, un CDD se rompt à travers une convention dite de « rupture amiable ». Plus d’information et modèle ici

Le licenciement (seuls les licenciement individuels sont abordés ici)

Pour motif personnel

Il peut être lié à une faute (simple, grave voire lourde) du salarié mais pas seulement (inaptitude physique, maladie prolongée, insuffisance professionnelle…) Les motifs conduisant au licenciement doivent être démontrés par des faits objectifs, précis, imputables aux salariés et liés à l’exercice du contrat de travail.

En savoir plus.

Pour motif économique

Suite à la cessation de l’activité de l’association, la suppression de l’emploi ou à une modification refusée par le salarié d’un élément essentiel du contrat de travail, souvent dans un contexte de difficultés économiques ou de mutations technologiques (actuelles ou anticipées).

En savoir plus

  1. Dans ces deux cas, les étapes suivantes doivent être respectées :
    1. Convocation du salarié à un entretien préalable (lettre recommandée / ou en main propre contre décharge)
    2. Entretien avec le salarié
    3. Notification du licenciement par lettre recommandée / ou donnée en main propre contre décharge. Cette lettre doit énoncer le motif du licenciement. La date de rupture se situe à la date d’envoi de cette lettre.
    4. Dans les 8 jours, envoi « pour information » d’une copie de cette notification à l’Unité Territoriale DREETS du Gard ZAC Esplanade Sud, 174 Rue Antoine Blondin, 30000 Nîmes (conseillé : en recommandé avec AR).

Modèles courrier

En outre, dans le cas d’un licenciement économique, l’employeur a obligation de proposer un Contrat de Sécurisation Professionnelle que le salarié a 21 jours pour accepter. Si c’est le cas, le salarié n’effectuera pas de préavis, le contrat sera rompu à l’issue des 21 jours et les salaires correspondant seront versés à Pôle Emploi ce qui permettra au salarié de bénéficier d’indemnités chômage plus élevées (75% du brut pendant un an au lieu de 57% pour l’Allocation de Retour à l’Emploi) et d’un accompagnement plus important par Pôle Emploi.

Documents à remettre en fin de contrat

Quelque soit le motif et les modalités de rupture, deux documents sont à remettre obligatoirement :

  • Un certificat de travail (modèle ici)
  • Un reçu de solde de tout compte qui précise l’ensemble des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (en général, le dernier salaire perçu, l’indemnité de rupture, éventuellement l’indemnité compensatrice de congés payés et de préavis et parfois, des primes).
  • une attestation Pôle Emploi qui en général se remplit puis se télécharge sur votre espace employeur ou se récupère auprès de votre agence pôle emploi.

Plus d’information ici : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F21789

Ressources complémentaires

Attention, les informations données ici le sont à titre indicatif et sont à compléter par des recherches complémentaires si vous souhaitez initier une de ces démarches.

Votre gestionnaire de paie (services de l’URSSAF Chèque Emploi Associatif ou Impact Emploi Association, Expert-comptable…) devrait pouvoir vous aider pour le calcul des indemnités de départ et les différentes formalités.

Vous pouvez obtenir également des renseignements complémentaires