Bénévoles et salariés

Remboursement des frais bénévoles et salariés

les règles applicables

Les bénévoles et salariés peuvent être amenés à engager des frais dans le cadre des activités de l’association. Il est bien sûr possible de les dédommager mais avec des plafonds qui peuvent être contrôlés par l’URSSAF ou les services fiscaux. De la même façon, il est possible d’offrir à ces bénévoles ou salariés de petits « cadeaux » pour les remercier de leur investissement pour l’association. Ces cadeaux sont eux-aussi plafonnés. Voici les règles…

Remboursement des frais - Le cadre juridique

Pour les bénévoles comme pour les salariés c’est l’association qui fixe elle-même ses règles de remboursement des frais : le type de dépense pris en charge leur montant, le modèle de document… Il est souhaitable que ces règles que l’association se donne figurent dans un compte-rendu d’AG, de CA ou de bureau –selon les statuts- ou dans un éventuel Règlement Intérieur et qu’elles soient connues de tous.

L’association doit cependant respecter deux principes :

Tous les frais engagés doivent être en lien avec l’activité de l’association
Ils doivent être remboursés à l’euro près et sur présentation des justificatifs (tickets d’autoroute, notes de restaurant…) sauf pour les frais kilométriques (déclaration du nombre de kms selon relevé de compteur accepté)

Ils doivent également respecter les plafonds fixés annuellement par l’URSSAF. De ce point de vue, il est aussi préférable de préférer un système de remboursements de frais à des avantages en nature qui pourraient conduire à une requalification du bénévolat en salariat.

Une association peut choisir d’appliquer une politique différente ou similaire pour les salariés ou bénévoles

Frais kilométriques :

Les plafonds varient selon la puissance fiscale du véhicule. Une association peut cependant décider d’adopter un taux de remboursement unique pour les salariés et les bénévoles.

Le trajet domicile-lieu de travail n’est généralement pas remboursé pour les salariés, ceux-ci ayant déjà la possibilité de les déduire de leurs impôts sur le revenu. Si l’association décide cependant de les prendre en charge, le montant maximum autorisé est de 200€/an/salarié à condition que les frais ne soient pas moins élevés, que le lieu de résidence ne soit pas anormalement éloigné pour des raisons de convenance du salarié et qu’il ne soit pas possible d’utiliser les transports en commun. Par contre l’association doit prendre en charge à hauteur de 50% les éventuels titres d’abonnement eux transport publics ou à un service public de location de vélos, cette prise en charge étant exonérée de toute charge sociale.

Voici un exemple de note de frais mais l’association peut développer ses propres notes de frais, aucun modèle n’étant imposé légalement.

Exemple de Note de Frais Bénévole / Salarié

Un 2e modèle inclue la possibilité de don de ces frais si l’association est d’intérêt général (cf. mécénat)

Note de frais + IG

Remarque : les bénévoles peuvent renoncer au remboursement de leurs frais. Si l’association est reconnue d’intérêt général (cf. article sur le mécénat), cette renonciation sera assimilée à un don à l’association et son montant pourra donc être déduit à hauteur de 66% de leurs revenus imposables.Dans ce cas, un plafond a été posé par les services fiscaux : 0,304€/km pour les voitures et 0,118€ pour les motos et scooters.

Motiver et récompenser bénévoles et salariés

L’association a réalisé des bénéfices… Tout le monde s’est beaucoup investi pour y parvenir… Vous souhaiteriez partager une partie de ce résultat entre ceux qui y ont contribué (pour les motiver à continuer !), c’est possible… mais strictement encadré.

En effet, comme pour les frais, des « cadeaux » d’un montant trop important pourraient être assimilés à une rémunération déguisée

par l’URSSAF pour les salariés (ces montants étant non chargés socialement, ils pourraient apparaitre plus intéressants qu’un salaire)
par les services fiscaux pour les bénévoles (remettant en cause la gestion désintéressée / non-lucrative de l’association)

Pour les bénévoles - Un arrêté du 28 décembre 2007 a ainsi fixé le montant des « cadeaux d’affaires de faible valeur cédés sans rémunération » qui peuvent être offerts aux bénévoles (sous forme par exemple de paniers gourmands ou de services dans l’association...) Il est de73€ TTC maximum pour un même bénéficiaire au cours d’une année.

Pour les salariés, lorsque le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (soit 183€ en 2023), ce montant est non assujetti aux cotisations de Sécurité sociale.

Pour en savoir plus.
Le salarié n’est alors pas tenu de déclarer ce cadeau comme élément de rémunération.

Vous voulez récompenser le travail de vos salariés, pensez aux chèques-culture !

Les chèques-culture, le financement de biens ou de prestations à caractère culturel, attribués par le comité d’entreprise ou par l’employeur en l’absence de celui-ci, peuvent être exonérés en totalité de charges sociales sans limite de montant.

Pour cela les chèques-culture doivent soit être au nom d’une enseigne qui commercialise uniquement des biens ou prestations culturels soit mentionner visiblement la restriction d’utilisation au secteur culturel.

Les biens ou prestations de nature culturelle peuvent être exonéré s’il s’agit de places de spectacle, de cinéma, de l’accès aux musées, de livre ou tous supports musicaux ou vidéo.
Pour plus d’information

Bien connus pour les salariés, les « chèques déjeuner du bénévole » peuvent constituer une alternative au remboursement des frais de repas des bénévoles à l’occasion de leur activité associative. Ils sont financés à 100% par la structure associative et exonérés de charges sociales et fiscales, dans la limite d’un plafond fixé à 6 € par jour et par bénévole. Ils existent aussi pour les volontaires en services civil.

Le choix est conséquent et détaillé ici, en particulier pour ce qui est des plafonds URSSAF.